FARE BRAINSTORMING DA REMOTO: ALCUNI SUGGERIMENTI

Fonte: Harvard Business Review ITALIA - Articolo di Art Markman

Nell'era del Covid-19 molti di noi non lavorano più insieme negli stessi spazi, ma resta l’esigenza di riuscire a generare idee in modo collaborativo. Fortunatamente, anche in un contesto di lavoro da remoto, ci sono diversi approcci che possono aiutare a risolvere problemi complessi in modo efficace.

DEFINITE UN AMPIO RAGGIO D’AZIONE
Quando si lavora insieme ad altri per individuare una nuova soluzione a un problema esistente, è importante ricordare che lo si sta facendo sfruttando le conoscenze presenti nella testa delle persone coinvolte nel processo. Determinare chi coinvolgere in un brainstorming è quindi un passo fondamentale. Prima della pandemia, in molte organizzazioni era spesso difficile riunire un ampio gruppo di persone a causa delle diversità di orario e/o di spazio. Ma poiché era normale avere incontri di persona, non ci sforzavamo molto di coinvolgere nel processo di generazione delle idee persone che non potevano essere fisicamente presenti. 

Oggi uno dei vantaggi di lavorare a distanza è che è diventato più facile far partecipare un gruppo più ampio di persone. Dovete però farlo con attenzione. Non cominciate mettendo giù un lungo elenco di persone che volete avere presenti nella vostra sessione di brainstorming. Individuate i ruoli e le competenze che desiderate che ci siano e poi trovate le persone che corrispondono alla descrizione. Questo vi aiuterà a garantire che il gruppo che riunirete sia più diversificato e sia in grado di apportare background e prospettive diverse utili a risolvere i problemi.

APPROFITTATE DELLE DIFFICOLTÀ DI PROGRAMMAZIONE
Quando le persone lavorano a distanza, può essere difficile far sì che tutti possano programmare di essere presenti alle riunioni nello stesso momento, soprattutto se le persone sono distribuite in fusi orari diversi. Per fare un brainstorming, però, questa può essere una benedizione. Perché in realtà non c'è bisogno che il gruppo stia sempre insieme per proporre le idee migliori.

Quindi iniziate il vostro processo di brainstorming facendo in modo che ogni persona generi soluzioni potenziali per conto proprio, o magari fate lavorare i partecipanti distribuiti in piccoli gruppi per pensare a possibilità diverse. Quello che occorre evitare è che i partecipanti al gruppo inizino a lanciarsi idee l’un l’altro - che non è comunque l’ideale in un ambiente remoto. Assicuratevi prima di tutto che tutti abbiano avuto la possibilità di impegnarsi e di lavorare sul problema. Un modo per farlo è far sì che i piccoli gruppi espongano le loro idee in un documento. Un secondo modo è che i membri del gruppo vi inviino le loro idee iniziali in modo da elaborarle prima che qualcuno inizi a discuterne.

Dopo questa fase iniziale, raccogliete le soluzioni che sono state generate e inviatele a tutti i componenti del gruppo perché ci lavorino sopra. Create con le idee preliminari un documento condiviso che tutti possano modificare e invitate le persone a sviluppare ulteriormente le proposte iniziali. Poi, più avanti nel processo, si può riunire l'intero gruppo per discutere le idee più promettenti e raggiungere un consenso su un limitato numero di opzioni che potrete poi considerare ulteriormente.

OTTENETE INFORMAZIONI SPECIFICHE
Molte ricerche dimostrano che più si è lontani da qualcosa nel tempo, nello spazio o socialmente, più ci si pensa in modo astratto. Questa si definisce teoria del livello costrittivo. In un ambiente di lavoro remoto, questo significa che spesso si è fisicamente lontani dal luogo dove è sorto un certo problema che si sta cercando di risolvere e quindi ci si pensi in modo più astratto.

In un primo momento, questa astrazione può essere una buona cosa. Se si inizia con una rappresentazione generale di un problema, si aumentano le possibilità che venga ricordato qualcosa che proviene da un altro settore di competenza. Il pericolo, però, è quello di rimanere tra le nuvole, non riuscendo a trovare soluzioni specifiche. Ed è difficile per le persone rispondere ed elaborare su una base di idee generiche.

Per ovviare al problema, si può seguire un processo di progettazione iterativa che richiede che tutti siano disposti a trattare gli elementi di tale progettazione come sperimentali fin dall’inizio. Se le persone chiave cominciano a difendere le prime decisioni individuate, allora i membri del gruppo tenderanno a distaccarsi. Ma, quando le persone vedono che lo scenario specifico cambia da una versione all’altra, allora rimangono impegnate a migliorarlo.

PER SINTETIZZARE
In sintesi, fare brainstorming a distanza con successo è possibile, a patto di adottare alcuni accorgimenti, quali:

👉 Non limitarsi, come magari accadeva in precedenza, a coinvolgere le persone che possono essere fisicamente presenti, ma allargare il raggio d'azione includendo i colleghi non per dipartimento, ma per ruoli e competenze.

👉 Fare "in modo che ogni persona generi soluzioni potenziali per conto proprio" (magari in piccoli gruppi), da raccogliere in un documento unico da inviare a tutti e sul quale lavorare ulteriormente. Lavorando da remoto, si giungerà più facilmente a una sintesi.

👉 Focalizzarsi sulla concretezza. "Più si è lontani da qualcosa nel tempo, nello spazio o socialmente, più ci si pensa in modo astratto". E ciò può rendere difficile trovare soluzioni specifiche".

Data la quantità di incertezze che ogni organizzazione si trova ad affrontare, non mancheranno problemi difficili da risolvere nei prossimi mesi e anni. Quindi è importante fare un brainstorming efficace sia che siate online o tutti insieme nella stessa stanza. Le lezioni che impariamo dal fare brainstorming in un ambiente virtuale ci saranno probabilmente molto utili quando saremo di nuovo faccia a faccia.

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