Call e Riunioni: la netiquette in 10 punti

Organizzare una riunione è facile, gestirla a volte diventa più complesso. Non è difficile in sé, tuttavia occorre essere preparati per fare in modo che sia funzionale al suo scopo, senza incorrere in piccole cadute di stile.

Quante volte, alle prese con le prime riunioni – virtuali e in presenza – avremmo voluto una breve guida per gestirla al meglio? Ecco allora una semplice ma geniale to-do list per essere impeccabili e apparire professionali (anche se sei solo al primo mese del tuo primo impiego 😉).

1 🤝 Presentare i partecipanti, qualora non si conoscessero
Se coordini una riunione tra team di aziende diverse, che non si conoscono, è bene fare un giro di presentazioni menzionando nome, cognome e job position di tutti i partecipanti. Si comincia con le cariche più rappresentative, si conclude con sé stessi. Nel caso in cui nessuno si conoscesse, si può invitare i partecipanti a fare un “giro di tavolo” lasciando a loro la libertà di presentarsi.

2 📢 Definire gli argomenti
Appena finite le presentazioni è bene chiarire i punti all’ordine del giorno, illustrando l’argomento o gli argomenti da trattare in sede di riunione. Questo servirà a chiarire a tutti perché “questa riunione non avrebbe mai potuto essere una mail”.

3 🕞 Definire i tempi della riunione
Tra le prime cose da chiarire è il tempo che si ha a disposizione: è una riunione da un’ora? Da due ore? Da mezzora? Condividerlo sarà utile a tutti per ripartire le tempistiche di esposizione degli argomenti.

4 👨‍💻Coinvolgere solo i diretti interessati
Quando si introduce uno degli argomenti all’ordine del giorno è bene sempre collegare il proprio referente, dandogli modo di approfondire nel merito per il tempo necessario. Consigliamo sempre di invitare solo le persone direttamente interessate, escludendo eventuali collaboratori e colleghi non coinvolti.

5 👂Ascoltare sempre, anche se non si partecipa attivamente

Evita di essere sgarbato mostrandoti apertamente disinteressato alla riunione. Questo atteggiamento non valorizza la tua professionalità, inoltre potresti essere colto in fallo nel momento in cui qualcuno decida di rivolgerti una domanda, anche se non attinente il tuo campo d’azione.

6 🗣️ Non interrompere, c’è sempre uno spazio per le domande
Concludere la trattazione di un argomento lasciando 10 minuti a margine per le domande è sempre utile, per chiarire concetti, fugare dubbi e chiedere delucidazioni.

7 🙋‍♀️🙋‍♂️🙋 Alzare la mano per parlare

Se non c’è un rapporto informale con i professionisti coinvolti nella riunione, è sempre consigliabile premere il tasto “Alza la mano” in questo modo non interromperai chi sta parlando ma gli farai sapere che vorresti intervenire nella trattazione di quel determinato argomento.

8 🗯️ Fare domande costruttive
Evita di muovere critiche apertamente, ma intervieni ponendo domande che siano costruttive e funzionali.

9 🎙️ Tenere spento il microfono se non si interviene

Se nel tuo ufficio lavorano più persone, valuta di spegnere il microfono qualora tu non stia intervenendo attivamente alla riunione. In questo modo ridurrai i rumori di sottofondo, migliorando l’esperienza per tutti.

10 🎀 Una conclusione coi fiocchi

Al termine della trattazione dei singoli argomenti e delle domande, ricorda che è sempre costruttivo fare una sorta di riassunto dell’incontro, distribuendo gli incarichi ai partecipanti, qualora ce ne fossero, e se necessario fissare un nuovo appuntamento. Al termine della riunione, se necessario, è possibile inviare un report che includa gli argomenti trattati, le decisioni prese, i ruoli attribuiti e i compiti assegnati.